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A importância do compliance condominial

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Desde o chamado Mensalão, passando pelas impressionantes descobertas da Operação Lava Jato, o Brasil vem adotando medidas em alinhamento com o esforço global na luta contra a corrupção. Nessa esteira, a lei 12.846/13, conhecida como Lei Anticorrupção, foi regulamentada pelo decreto 8.420/15, fazendo surgirem os programas de compliance que ganharam fundamental importância para as empresas públicas e privadas no país.

Isso representa, também, uma das grandes mudanças que vêm para impactar a gestão do condomínio. O compliance (pronuncia-se compláiense), cujo nome deriva do verbo em inglês to comply – obedecer, cumprir regras e determinações –, trata-se de um sistema de controles internos respeitando um padrão de transparência nas questões econômicas, financeiras, organizacionais e administrativos estabelecido atualmente para a governança corporativa em todos os tipos de empresas. E que chega também aos condomínios, conferindo mais respeitabilidade e confiança em relação ao trabalho do síndico. Compliance pode ser considerado um sinônimo para conformidade.

A exemplo que ocorre nas atividades de indústria, comércio e serviços, a gestão do condomínio foi-se profissionalizando e abrangendo também as áreas financeira, trabalhista, contábil, fiscal, operacional, jurídica, compras, recursos humanos, manutenção, etc, que precisam funcionar em conformidade com o padrão de transparência estabelecido. Portanto, ao propor a implantação do programa de compliance, o gestor está sinalizando aos condôminos ser ele o principal interessado na lisura dos controles administrativo-financeiros.

Os nove pilares

O programa de compliance pode levar ao engajamento de todos os condôminos no processo de discussão e implantação. Visando adotar medidas preventivas e punitivas em relação a fraudes e comportamentos antiéticos, esse programa é construído em nove pilares.

Para melhor orientar nossos leitores, o Falando de Condomínios preparou uma adaptação dos nove pilares do compliance à esfera condominial:

  1. Suporte completo da alta direção – no caso do condomínio, é o empenho, esforço e dedicação do síndico e do conselho em conscientizar a coletividade sobre a importância do programa.
  2. Avaliação dos riscos – Análise pormenorizada de todos os pontos fracos, em termos econômicos, financeiros, administrativos, jurídicos, trabalhistas e de segurança, entre outros, do condomínio, seja ele de que tipo for.
  3. Código de conduta ética e de políticas – Neste aspecto se inclui estabelecer qual a visão, missão e valores do condomínio. Isso definido, ajuda muito na tomada de decisões sobre relações trabalhistas, meio ambiente, contribuição à sociedade, solidariedade, entre outros. Isso vai além do que já consta do Regimento Interno e da Convenção Coletiva.
  4. Estabelecimento dos controles internos – os condôminos poderão definir, juntamente com o síndico, tudo o que ficará sob o controle do próprio condomínio, além do que já é, eventualmente, realizado pela administradora.
  5. Treinamento e comunicação – Envolve o amplo conhecimento do programa de Compliance por todos os envolvidos com o dia a dia do condomínio. A missão, a visão, os valores e as práticas de ética e transparência abrangem síndico, funcionários, conselho administrativo, fornecedores, etc. Tudo deve ficar muito claro e por escrito.
  6.  Criação de canais de denúncia – Além do Livro de Ocorrências, o condomínio pode se aproveitar das amplas possibilidades digitais do momento para criar um canal específico para denúncias sobre transgressões à conformidade do compliance. Pode ser no aplicativo digital, por e-mail, entre outras possibilidades.
  7. Investigação interna – Uma vez recebida a denúncia, caberá ao síndico, ao conselho ou a uma comissão de compliance averiguar o(s) fato(s). Uma vez constatada a transgressão ou o desvio de conduta, deve-se aplicar desde a advertência até chegar ao cumprimento de penalidades estabelecidas pelo programa.
  8. Dupla diligência – Este pilar se refere a incluir todo o sistema de terceirização e parcerias do condomínio sob o guarda-chuva ético do compliance. Ou seja, antes de ser contratado, o fornecedor ou profissional terá que ser avaliado com base nas regras do programa. Só estabelecer parcerias com empresas que também possuam governança embasada nesse sistema.
  9. Monitoria e auditoria do sistema – O programa de compliance precisa não apenas ser implantado. Ele tem de se consolidar para que o condomínio colha os frutos da estratégia, seja com economia de custos pela ausência de fraudes, uma convivência mais ética e cooperativa, etc. Por isso, o sistema tem de ser acompanhado, avaliado e adaptado às transformações locais. Nos maiores condomínios, o sistema informatizado já oferece todos os processos no computador.

Uma radiografia completa do condomínio

Antes de serem aplicados os nove passos dessa estratégia condominial, é fundamental que se realize um mapeamento minucioso das características locais. Isso porque não se trata de um sistema genérico, como um pacote padronizado para qualquer aplicação. Dependerá do tamanho do condomínio, do tipo predominante de moradores, hábitos consolidados, etc., bem como das condições dos edifícios e dos costumes em relação ao Regimento Interno e à Convenção. Tudo terá de ser atualizado e assumido a partir do compliance.

Tecnologia e compliance

Uma Comissão de Compliance poderá auxiliar o gestor do condomínio na avaliação de ferramentas modernas que auxiliam na implantação do programa. Isso vai desde a preparação até à elaboração de um Manual de Conduta que norteará toda a comunicação a respeito. É bom lembrar que todos os processos de modernização dos condomínios – tais como portaria e assembleia remotas – ajudam na construção de um plano de conformidade com a ética.

Redação Portal

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