Marcos Ribeiro
Muito mais comum do que se pode imaginar, existe uma cultura disseminada nos condomínios que ao menor sinal de problema, se deve trocar de fornecedor. Particularmente, ao longo do trabalho frente a gestão de condomínios, percebo que normalmente a falha quando se promove a troca de uma empresa, parte do desconhecimento de quais seriam as responsabilidades da empresa contratada e de uma configuração adequada das atividades desenvolvidas.
Uma contratação bem realizada deve pressupor, por parte do condomínio, através de seus gestores de quais são as reais necessidades do condomínio em relação ao serviço que se pretende contratar. Não raro constato, em nome de economia no processo, a dispensa de um bom levantamento, principalmente mediante a contratação de um técnico que possa dimensionar as necessidades e formatar o escopo de serviços a serem contratados.
Não sei se isso ocorre por conta da confusão que percebo existir, onde sempre se imaginam soluções, digamos mais domésticas, com as típicas preferências simplistas que algumas pessoas fazem quando entendem que estão contratando para si mesmas. Particularmente não vejo tal condição como correta, visto que a qualidade do que pretendo comprar é fator preponderante para minha escolha. Note que ao falar de qualidade não tenho em mente se o produto é bom ou ruim, digamos no sentido mais comum do termo, mas sim, da especificação e das características que pretendo encontrar naquilo que estou comprando. Não se trata da marca ou da estética pura, mas sim, do conteúdo e do contexto do que pretendo contratar.
Em termos mais práticos, não raro, quando um condomínio pretende realizar uma obra de reforma, por exemplo, contrata diretamente uma empreiteira e entende que no escopo contratado com ela se encontram todas as garantias e responsabilidades pela execução. Neste caso, a dispensa de contratação de um projeto que defina a linha de trabalho a ser executada, o desenvolvimento de um memorial descritivo dos serviços, a indicação do tipo e qualidade dos materiais que se pretende usar e, principalmente, a indicação de um profissional técnico habilitado a acompanhar a realização da obra pelo condomínio, são, solenemente, ignoradas. Já fui confrontado com gestores que ao serem questionados de tais condições, reclamavam da postura indicada, inclusive maculando a iniciativa sob a pecha de que estavam sendo criadas mais dificuldades do que soluções, o que lhes indicava a sensação de que estava se apresentando problemas com a intenção de se vender soluções, ou seja, que a indicação dada, no sentido de proteger o condomínio, tinha na verdade o intuito de locupletar financeiramente alguém.
Pois bem, sou brasileiro e não desisto. Continuo insistindo que faz muito sentido, principalmente no intuito de preservar os interesses do condomínio como um todo, que o gestor tenha em mente que é sua premissa definir o que se pretende contratar e para isto, sempre, se amparar no mais profundo conhecimento das necessidades do processo e do amparo técnico que lhe dê suporte na definição do que se pretende contratar.
Na mesma linha, não diferente se pode pensar, frente ao fato de que a contratação deve também estar alinhada com o que desejam os condôminos. Neste caso, por exemplo, pode o gestor entender que uma determinada necessidade existe, porque algumas pessoas comentaram com ele tal condição, porém, num levantamento mais amplo e sensível, constata que a demanda seria outra.
Entendido o fato de que o gestor precisa ter convicção e conhecimento da necessidade e de que deve organizar e estruturar seu modelo de contratação, fica muito mais fácil definir e alinhar uma parceria de sucesso com o fornecedor.
Apenas para aprofundar ainda mais a necessidade do que estamos abordando, se você pretende por exemplo, contratar o serviço de limpeza, você de fato conhece e entende quais são as rotinas da operação que possui atualmente? Horários em que são realizados os serviços? Ferramentas e produtos utilizados? Ou vai cotar uma nova empresa apenas pelo número de funcionários que alguém um dia disse que seriam necessários e a partir daí procurar saber qual empresa cobra menos pra fornecer esta mão de obra? Como você cobrará qualidade se buscou apenas pela quantidade? Já parou pra se perguntar sobre isso? Neste exemplo, quando você começa a receber reclamações sobre a limpeza, entenderá que deve trocar a empresa? Simples assim? É isto que estou te propondo repensar....
Toda e qualquer contratação feita no condomínio deve pressupor um estudo, a partir das demandas e necessidades, com a definição técnica do que se pretende fazer. Você já parou pra se perguntar por que a noite seu condomínio tem só o vigia ou porteiro noturno? Por que você não altera as rotinas de limpeza para a noite, um horário muito mais tranquilo, onde muitas tarefas podem ser feitas sem incomodar os moradores e na manhã do dia seguinte você disponibiliza um prédio limpo a todos, ao invés de ficar com alguém simplesmente parado na portaria, você tem alguém efetivamente desempenhando uma atividade (que o mantenha principalmente acordado, rsrsrs) e sendo muito mais produtivo. Você já se perguntou se existem equipamentos ou produtos que simplifiquem o serviço de limpeza e lhe proporcionar uma substituição de pessoas na limpeza por uma equipe para serviços de manutenção predial? (inclusive neste caso, buscando dentre a própria equipe de limpeza, pessoas com outras habilidades a serem desenvolvidas).
Por todos estes motivos é que estou dizendo que a relação com os fornecedores deve ser muito mais precisa e objetiva, partindo do pressuposto que o gestor está bem amparado na sua definição, sabendo o que de fato precisa e como deve ser feito. Não apenas trocando o fornecedor como se a solução estivesse exclusivamente na empresa contratada e não nesta relação paritária de envolvimento e responsabilidades.
Contate seus fornecedores! Estabeleça com eles uma relação de desenvolvimento mútuo! o RESULTADO pode ser surpreendente!
